Unternehmensumsätze durch Workflow-Optimierung nachhaltig steigern

Die HdM Stuttgart erhob in einer jüngeren Untersuchung überaus aussagekräftige Zahlen: Demnach wünschen sich 77 Prozent der deutschen Unternehmen kürzere Durchlaufzeiten in ihren Betrieben. 84 Prozent der Firmen wollen die Produktivität erhöhen und rund 70 Prozent erhoffen sich durch eine verbesserte Qualitätssicherung Vorteile für ihr Haus.

Herauslesen lässt sich aus dieser Untersuchung („HdM-Kurzstudie: Workflow-Optimierung“) folgendes: das eigentliche Ziel sind steigende Umsätze, die durch die Umsetzung der genannten Aspekte erreicht werden sollen. Möglich macht dies eine Workflow-Optimierung („Arbeitsdurchlauf-Optimierung“), die eine Integration von steigender Produktivität und sinkenden Durchlaufzeiten in einen Prozess vorsieht.

Das Problem der „Betriebsegoismen“

Schon auf Adam Smith geht die Erkenntnis zurück, dass die Menschheit in einer arbeitsteiligen Gesellschaft lebt. Sie machen diese Erfahrung vermutlich jeden Tag an Ihrem Arbeitsplatz: Sie sind auf die Zuarbeit von Kollegen angewiesen, genauso wie diese von Ihren Leistungen abhängen. So entsteht eine Kette unterschiedlicher Arbeitsprozesse, die schlussendlich zum fertigen Ergebnis, wie zum Beispiel einer produzierten Ware führt.

Obwohl die Glieder der Kette eigentlich eng zusammen und möglichst ergebnisorientiert füreinander tätig sein müssten, ist dies in der Realität nur selten der Fall. Tatsächlich tritt etwas auf, das die Fachwissenschaft als „Bereichsegoismus“ beschreibt. Jeder Mitarbeiter macht seine eigene Arbeit nach seinem Ermessen so gut wie möglich, aber erkundigt sich nicht bei den Kollegen, die von dieser abhängig sind, wie er sie für sie effizienter gestalten könnte.

Eine gewisse Berühmtheit hat das Beispiel der EDV-Firma erlangt, die eine IT-Anlage in einem Betrieb installiert und nur darauf achtet, dass diese funktioniert, jedoch nicht danach fragt, wie die neue Technik für das Unternehmen möglichst optimal eingesetzt werden könnte. Diese Bereichsegoismen führen zum „Out of Stock“-Problem. D.h., die Umsätze brechen ein, weil nicht genügend produziert wird oder die Dienstleistungen nicht überzeugend sind.

Methoden der Workflow-Optimierung

Aufgebrochen werden können diese Egoismen durch eine Workflow-Optimierung, die in der Regel durch externe Berater durchgeführt werden muss, weil nach innen diesbezüglich „Betriebsblindheit“ herrscht. Das Ziel der Workflow-Optimierung ist es, effiziente Geschäftsprozesse durch Prozessmanagement möglich zu machen. Das heißt, die Berater analysieren die Arbeitsabläufe im Betrieb, identifizieren die Stellen, wo die Angestellten an die Arbeit eines anderen anknüpfen müssen und machen konkrete Vorgaben (Prozessmanagement), wie gearbeitet werden muss, um den Gesamtprozess möglichst effizient zu gestalten.

Je nach Unternehmen und den aufgetretenen Problemen können sich die konkreten Maßnahmen zur Workflow-Optimierung unterscheiden. Gängig sind gemeinsame Schulungen, eine Umstrukturierung der Prozesseinheiten (zum Beispiel neue Teams oder Projektgruppen), eine Etablierung einer Cloudstruktur, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, direkt gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten sowie die dauerhafte Einführung einer zentralen Steuerungsgruppe, welche die Arbeitsprozesse ständig überwacht und verbindliche Qualitätsvorgaben macht, die eingehalten werden müssen.

Durch diese Möglichkeiten der Optimierung von Arbeitsprozessen lassen sich langfristig sowohl Produktivität als auch die Umsätze erhöhen. Haben Sie also das Gefühl, dass in Ihrem Betrieb das Ineinandergreifen der Arbeitsprozesse nicht richtig funktioniert, sollten Sie sich Gedanken über eine professionelle Workflow-Optimierung machen.

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